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Qu’est-ce qu’une lettre de crédit documentaire

La lettre de crédit documentaire est un mode de transaction pour lequel les banques jouent le rôle de tiers de confiance.

Le monde des affaires est un monde sans pitié. A l’époque de la mondialisation durant laquelle on achète parfois à des fournisseurs lointains il est préférable de prendre des précautions pour être certain de recevoir les produits que l’on a payés. A l’inverse, lorsque l’on vend des produits à un client lointain, il est préférable d’être certain d’être payé pour les produits livrés.

Plus concrètement, si l’on désire acheter un serveur pour un site Internet à un fournisseur en Corée et que l’on paye par virement avant de recevoir le serveur, on risque de ne pas recevoir le produit, ou de le recevoir en panne. Si l’on a payé, les démarches sont compliquées si l’on tombe sur un fournisseur malhonnête. Inversement, le fournisseur ne voudra pas envoyer le serveur s’il n’est pas payé avant.

Comment fonctionne une lettre de crédit documentaire :

C’est l’acheteur qui commence la procédure en demandant à sa banque d’ouvrir une lettre de crédit documentaire. L’acheteur devra alors donner un certain nombre de renseignements qui seront notifiés sur un document que l’on nomme lettre de crédit documentaire. Chacune de ces informations sont indiquées avec un numéro de ligne.

Voici un exemple :
40A : NATURE DU CREDIT DOCUMENTAIRE : IRREVOCABLE
20 : NUMERO DU CREDIT DOCUMENTAIRE : 790201000359 (renseigné par la banque)
31C : DATE D’EMISSION DU CREDIT : 110603
31A : BANQUE DU DONNEUR D’ORDRE : (nom de la banque de l’acheteur)
50 : DONNEUR D’ORDRE DU CREDIT : (nom et adresse de l’acheteur)
59 : BENEFICIAIRE : (nom et adresse du fournisseur)
32B : MONTANT DU CREDIT :
CODE DEVISE : EUR
MONTANT : 136256,25 (montant total du produit acheté)
39B : MONTANT MAXIMUM DU CREDIT : NOT EXCEEDING
41A : MODALITES D’UTILISATION : (nom de la banque du fournisseur)
13P : EXPEDITIONS PARTIELLES : NOT ALLOWED
13T : TRANSBORDEMENTS : ALLOWED
14E: PORT/AEROPORT DE CHARGEMENT : (nom et ville de l’aéroport de départ)
14F : PORT/AEROPORT DE DEBARQUEMENT : (nom et ville de l’aéroport d’arrivée)
14C : DATE LIMITE D’EXPEDITION : 110930
45A : NATURE DE LA MARCHANDISE : (nom, référence, courte description du produit)
46A : DOCUMENTS REQUIS : (liste précise des documents originaux qui devront être envoyés à la banque du fournisseur et qui permettront à l’acheteur de dédouaner une fois le paiement fait)
71B : FRAIS ET COMMISSIONS : (indiquer à qui revient la charge des frais divers comme les frais bancaires)
49 : INSTRUCTION DE CONFIRMATION : CONFIRM
53A : BANQUE DE REMBOURSEMENT :
57D : BANQUE NOTIFICATRICE : (Iban et Swift de la banque du fournisseur)
72 : INFORMATION COMPLEMENTAIRE

 

La procédure de la lettre de crédit documentaire :

Le document de la lettre de crédit documentaire est édité par la banque de l’acheteur et une copie est envoyée au fournisseur. La sécurité de la transaction réside dans le fait que les deux banques (la banque de l’acheteur et la banque du vendeur) jouent le rôle de tiers de confiance.

Sur le document à la ligne 46A est indiquée une liste de documents à délivrer par le fournisseur. Ils seront envoyés à la banque du fournisseur et permettront le dédouanement. Ces documents sont souvent les factures originales en X exemplaires, une liste de colisage en X exemplaires, une note de poids en X exemplaires, un certificat d’origine certifié par la chambre de commerce, un certificat de qualité fourni par un organisme accrédité, Un document EUR1, la lettre de transport aérien (LTA), etc.

C’est à l’acheteur qui ouvre la lettre de crédit documentaire de déterminer quels documents seront exigés au fournisseur.

Le matériel est expédié de préférence via un transitaire, mais il est bloqué à la douane. En effet, l’acheteur ne pourra dédouaner les produits que s’il dispose des documents.

Schématiquement, et pour comprendre le processus, on pourrait décrire la conversation entre les deux banques en ces termes :
- Avez-vous reçu l’argent de l’acheteur ?
- Oui, et vous avez-vous reçu les documents prouvant que les produits ont été expédiés ?
- Oui, et ils sont conformes. Nous vous les envoyons.
- D’accord, dès réception, nous vous transférons l’argent pour votre client. Et nous donnons les documents à notre client pour lui permettre de dédouaner.

Quelques conseils concernant la lettre de crédit documentaire :

Ligne 20 : Le numéro de lettre de crédit devra être reporté sur absolument tous les documents.

Ligne 41 : Bien indiquer dans un devis que la modalité d’utilisation devra être la banque XXX (votre banque). En effet, si c’est une autre banque qui reçoit le virement, cela créera un intermédiaire qui augmentera les frais de traitement.

Ligne 14 : Il est préférable d’indiquer une date d’expédition qui prenne beaucoup de marge. Si l’expédition se fait après la date indiquée, il faut faire un avenant et cela génère des frais.

Ligne 45A : La dénomination du produit doit être indiquée sur la facture et les autres documents exactement écrit comme sur la lettre de crédit documentaire. S’il y a une faute d’orthographe, reproduire cette faute. Une seule différence générera une irrégularité et donc des frais supplémentaires.

Ligne 46A : Si c’est vous qui déterminez la liste des documents, évitez de demander une liste trop longue à réunir. Un certificat d’origine par exemple doit être certifié par la chambre du commerce et prend plus de temps. Il en va de même pour le certificat de qualité qui doit être établi par un organisme comme Veritas. Cependant, il arrive que la loi du pays de l’acheteur impose ces documents (comme l’Algérie).

D’une manière générale, relire avec attention la lettre de crédit documentaire avant d’envoyer les documents à la banque. Envoyer les documents en recommandé avec accusé de réception.

Lorsque votre banque va recevoir les documents, elle va les étudier avec attention pour vérifier si tout est correct. SI ce n’est pas le cas, elle va vous envoyer un courrier en vous listant les irrégularités. Soit vous modifiez les documents, soit vous lui signez un papier qui la décharge en lui demandant d’envoyer les documents tels quels.

Généralement la banque demande une signature certifiée, c'est-à-dire une des signatures déposées à la banque par la société. C’est généralement le Pdg, des directeurs, etc.

Souvent, à chaque irrégularité, des frais bancaires sont appliqués. Il est donc préférable de vérifier soigneusement les documents.

Pour résumer, voici la chronologie du traitement d’une lettre de crédit documentaire vue du coté vendeur :
- Le fournisseur envoie un devis avec ses exigences de règlement
- L’acheteur ouvre une lettre de crédit documentaire auprès de sa banque.
- La banque de l’acheteur envoie une copie de la lettre à la banque du fournisseur et la transmet au fournisseur.
- Le fournisseur prépare les produits
- Il prépare les documents comme la facture, la note de poids, etc
- Il fait enlever par son transitaire les produits emballés pour expédition.
- Dès que la marchandise a été envoyée, le transitaire envoie la LTA et l’EUR1 au fournisseur.
- Le fournisseur réunit tous les documents et les envoie en recommandé à sa banque
- La banque vérifie les documents et si tout est conforme, elle les transmet à la banque de l’acheteur.
- La banque de l’acheteur vire l’argent sur le compte du vendeur et fourni les documents à l’acheteur
- A l’aide de ces documents, l’acheteur peut dédouaner et donc récupérer les produits.